7 pasos para delegar responsabilidades de manera eficaz

¿Te imaginas alcanzar los mismos o incluso mejores resultados al lograr dominar el arte de delegar en tu equipo de manera que puedas enfocarte en actividades estratégicas de crecimiento para tu empresa? Si esa es tu meta, entonces lee este artículo hasta el final porque te compartiré un sistema aplicado por muchos de mis clientes de coaching para que puedas implementarlo en tu empresa hoy mismo. 

Una de las cualidades más importantes que debe desarrollar cualquier líder es el poder dar resultados a través de la gente. Y la manera más eficaz de lograr ese objetivo es mediante la delegación efectiva.

Ahora ¿qué sucede cuando no delegas eficazmente? Vivirás seguramente alguno de los siguientes síntomas de la No Delegación:

  1. “Estoy saturado de actividades”
  2. “No me puedo enfocar en lo importante”
  3. “Todo lo que hago es apagar fuegos”
  4. “Solo yo asumo responsabilidad”
  5. “Mi equipo no tiene experiencia”
  6. “El personal no es capaz de tomar decisiones”
  7. “Trabajo en exceso”
  8. «No tengo vida social ni personal”
  9. “Mal humor y estrés la mayoría del tiempo”

Si estás viviendo al menos 5 de estos síntomas, definitivamente tienes que mejorar tus habilidades para delegar. Leyendo hasta el final este artículo, pero más importante, aplicando lo aprendido ya mismo, será posible eliminar el dolor de trabajar demasiadas horas y sentir que no avanzaste en nada.

La pregunta es ¿Cómo delegar efectivamente esas tareas y responsabilidades en la empresa? Aquí te presento 7 pasos para delegar responsabilidades de manera eficaz.

1. Genérate el hábito de planear tu día:

Pensando en el “deber ser” es fundamental que, pensando en una planeación estratégica, tuvieras metas y un plan anual, que se conviertan en metas y planes trimestrales, mensuales, semanales hasta llevarlo al detalle de tareas diarias.

Haciendo a un lado lo mencionado arriba, es fundamental que antes de irte a dormir, o antes de arrancar tu día de trabajo (dependiendo si eres más una persona nocturna o diurna) dediques de 15 a 20 minutos a planear tu día.

Es clave que lo hagas sin interrupciones dejando el celular, apps, computadora y correo a un lado y que estés 100% enfocado a planear tu día. Probablemente es necesario que busques también el espacio y momento ideal, para evitar interrupciones o que negocies con tu equipo y familia el respetar tu bloque de planeación.

El primero en respetarlo debes de ser tú y después reforzar que los demás lo respeten.

En tu planeación diaria al revisar tus “bloques de enfoque” semanales, es decir, bloques de tiempo en los que estarás 100% enfocado a cierta actividad estratégica en la empresa, y tu lista de tareas donde harás un vaciado de todas las tareas a realizar en el día, es importante que además definas la prioridad de esas tareas:

  • Prioridad 1 – Es clave hacerlo hoy (No Negociable)
  • Prioridad 2 – Es importante hacerlo hoy
  • Prioridad 3 – Es deseable hacerlo hoy (aunque podría hacerlo otro día). De esta lista de tareas saldrán las tareas que deseas delegar en ese día.

Si quieres escuchar la versión en audio, aquí te la dejo.

2. Define claramente la tarea a delegar:

¿Qué actividad? ¿Quién es la persona ideal para ejecutarla? ¿Cómo esperas que se ejecute? (Definir estándares claros) ¿Cuándo se debe entregar? ¿Dónde se ejecutará la tarea, reunión o visita?

Como puedes ver, es necesario ser muy claro, específico e irte al mayor detalle en la definición de esa actividad a delegar.

También considera si la persona tiene el conocimiento y las herramientas para ejecutar la tarea. Si no las tiene, es una oportunidad para entrenar a la persona y que se documente la tarea a ejecutar.

Toma en cuenta que darle la responsabilidad a alguien, sin la autoridad es abdicar (pasarle el problema a alguien más sin hacerte responsable de las consecuencias). 

Prepárate a que existirán errores, y es normal. No hay aprendizaje si no hay errores. No esperes que las personas en tu equipo lo hagan perfecto a la primera, o que hagan las cosas exactamente como tú las haces, lo importante es ser claros en el resultado a lograr.

3. Contacta a la persona y explica cada tarea:

Ser muy específico. Pedir a la persona a quien se delega que te repita y escriba la información para garantizar que ha entendido perfectamente. Es decir, no puedes delegar una tarea a alguien, si no te aseguras que lleve un cuaderno o app en su celular en la cual tomará nota.

Si la delegación es por correo o por whatsapp, no asumas que la persona recibió el mensaje, lo entendió y lo ejecutará como esperas. Una tarea no estará 100% delegada hasta que te confirme de enterado y tengas una validación, si es posible cara a cara, en videollamada o por teléfono de que la persona tiene claridad absoluta de las expectativas y fechas respecto a la responsabilidad delegada.

4. Determina los plazos temporales en los que se debe completar la tarea:

Aunque se menciona en los puntos anteriores, quiero ser muy enfático en el hecho de que, además de ser muy específico respecto a la tarea delegada, es primordial que exista una fecha límite o deadline para su entrega.

Es importante negociar también respecto a la fecha o fechas de seguimiento intermedio para validar el avance.

5. Define los niveles de autoridad que la persona puede emplear en su tarea basados en su nivel de conocimiento y experiencia, y en los riesgos del proyecto:

  • Nivel 1: El colaborador observa y pregunta o resuelve dudas en el proyecto (es una oportunidad de entrenamiento).
  • Nivel 2: La autoridad para informar al líder y poner en marcha.
  • Nivel 3: La autoridad para actuar.

6. Establece controles periódicos para reunirte con la persona que ha recibido el trabajo, analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario:

Programa estas reuniones con cierta frecuencia al principio, para hacerlas más esporádicas a medida que la tarea esté bajo control.

7. Convoca una sesión de revisión para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar y lo que se ha aprendido:

Celebra los triunfos y aprovecha esta oportunidad para brindarle, a quien le delegaste, el incentivo más importante y el que más se olvida.. reconocimiento.

También si el resultado no fue el esperado, es una oportunidad para dar retroalimentación y crítica constructiva. Más allá de esto, es fundamental establecer compromisos de mejora.

Si ya tienes el hábito de hacer tu lista de actividades, recuerda que el delegar tareas efectivamente involucra 4 etapas:

  1. Cuando determinas la tarea a delegar.
  2. Cuando negocias con la persona a la que se le delegará la tarea, ella acepta el compromiso y establecen la fecha límite para entregar la tarea.
  3. Cuando das seguimiento intermedio para validar el avance en la tarea. Si la persona no ha comenzado, tendrá un recordatorio para enfocarse y terminar la tarea en la fecha acordada. 
  4. Cuando pides que se te entregue la tarea delegada en la fecha acordada.

¿Qué beneficios obtendrás al delegar responsabilidades eficazmente?

  • Tendrás más tiempo para ti y para tu familia, para enfocarte en lo que verdaderamente te importa y salir del torbellino de la empresa. 
  • Te ayudará a concentrarte en lo más importante.
  • Permitirá que tu equipo desarrolle sus capacidades y confianza en sí mismos.
  • Facilitará que actúes como Coach y consejero de tu gente.
  • Creará oportunidades para manifestar el reconocimiento del trabajo de los demás.
  • Te apoyará a documentar claramente el trabajo mal realizado.
  • ¡Asegurará resultados de éxito!

¿Estás listo para dominar el arte de lograr más sin vigilarlo todo?

A pesar de las recomendaciones anteriores, en mi experiencia es importante que tengas alguna persona con quien reflejarte y practicar tus habilidades de delegación.

Muchas veces, tu comunicación no es lo suficientemente específica o detallada y  fallas en el seguimiento a las tareas delegadas, y eso te frustra.

Yo te puedo guiar para que mejores tus habilidades de comunicación, de planeación y principalmente de seguimiento a tareas delegadas para que te liberes de esas labores operativas y a la vez se logre el resultado esperado.

Si deseas seguir aprendiendo, sígueme en mis redes sociales, suscríbete al canal de YouTube y sígueme en el Podcast porque estaremos compartiendo contenido de valor que te ayudará a crecer como empresario, y si te gustó, compártelo con algún amigo dueño o empresario que creas que le pueda servir.

Ahora, si lo que quieres es ir más rápido, y acompañado de la mano de un Coach Certificado que ya conoce el camino, entonces ponte en contacto con nosotros a través de tucoachrodrigo.com/contacto para tener una llamada de perfilamiento Totalmente Gratis, validar si estás listo para delegar la “talacha” y así enfocarte en tareas más relevantes y estratégicas que beneficien tu crecimiento empresarial.

Si quieres ver la versión audiovisual, aquí te la dejo.

EMPIEZA A PROFESIONALIZAR TU EMPRESA

ÚLTIMO POST

Después de más de 1 año de una pandemia, que nos ha cambiado la forma de vivir y de llevar la empresa, es necesario hacer

CONTENIDO PARA TÍ

Rodrigo Escobedo

Después de más de 1 año de una pandemia, que nos ha cambiado la forma de vivir y de llevar la empresa, es necesario hacer …

Rodrigo Escobedo

Aprende a definir el AVATAR de tu Cliente Ideal Hoy te voy a contar porqué la mayoría de la publicidad no funciona. Te diría que …

Rodrigo Escobedo

Hoy te voy a hablar de una fórmula, que si yo pudiera resumir el Coaching en un concepto, sería este. Es la Fórmula para una …

Rodrigo Escobedo

¿Te imaginas que tu empresa familiar pueda perdurar por muchas generaciones y que además este crecimiento se dé manteniendo la paz y la armonía en …

¿QUIERES CONVERTIRTE EN UN VERDADERO EMPRESARIO?

Cada 15 días te enviaré información de extremo valor para que nunca pares de crecer

Da el primer paso PARA ASISTIR A LOS LIVES

¡TE TENGO LA SOLUCIÓN!

APRENDE EN MENOS DE 25 MINUTOS UN SISTEMA QUE HE PROBADO CON MIS CLIENTES

Te compartiré un Sistema Efectivo que te llevará a lograr una sucesión exitosa, a través de un proceso planeado y llevado paso a paso.

¡Comienza a avanzar hacia el crecimiento y la armonía de tu Empresa Familiar registrándote ahora!

Da el primer paso PARA ASISTIR A LOS LIVES

¡TE TENGO LA SOLUCIÓN!

APRENDE EN MENOS DE 25 MINUTOS UN SISTEMA QUE HE PROBADO CON MIS CLIENTES

Te compartiré un Sistema Efectivo que te llevará a lograr una sucesión exitosa, a través de un proceso planeado y llevado paso a paso.

¡Comienza a avanzar hacia el crecimiento y la armonía de tu Empresa Familiar registrándote ahora!